Nghề thư ký văn phòng có thực sự đơn giản như cách mọi người mô tả về nó, chỉ cần biết sử dụng vi tính là được? Câu trả lời của 8idea sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc của mình
Nghề thư ký văn phòng nhìn thì dễ nhưng thật sự cũng có cái khó. Nghề này đòi hỏi kỹ năng mềm thành thạo như giao tiếp, viết và nói, lên kế hoạch, tổ chức, làm việc nhóm, quản lý thời gian. Khi tuyển dụng, các công ty luôn ưu tiên ứng viên đáp ứng được các kỹ năng này.
Ngoài ra, 8idea cũng xin giới thiệu tới bạn 8 kỹ năng cần thiết mà bạn cần phải có khi muốn tìm việc làm trong nghề này.
1. Kiến thức chuyên môn
- Hiểu về nghề nghiệp và nhiệm vụ mà mình được giao
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ thư ký văn phòng
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn
- Sử dụng tốt trang thiết bị văn phòng hiện đại
2. Kỹ năng quản lý
- Biết tổ chức tốt và quản lý công việc
- Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán nhanh chóng
- Quyết định chính xác và kịp thời
- Quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thì giờ hợp lý
3. Giao tiếp tốt
- Ghi chép nhanh, tốc ký và sử dụng tốt máy ghi âm
- Soạn thảo, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
- Điều hành được công việc của cơ quan, tổ chức
- Thư ký văn phòng phải cư xử đúng đắn, lịch sự, hài hoà, biết tự kiềm chế
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên
- Nhớ chính xác các thông tin cá nhân, sự kiện, thời gian, số liệu,…
- Hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng
- Sử dụng ngoại ngữ phục vụ công việc
- Phong thái và giọng nói tự tin, thuyết phục
4. Kỹ năng tin học
Một thư ký văn phòng nhất định phải biết được cơ bản Word, Excel,…Nếu như bạn không tốt các phần mềm văn phòng, thì khả năng được tuyển dụng rất thấp. Nếu vẫn chưa trang bị những kỹ năng tin học cần thiết, thì bạn nên học và thực hành ngay trước khi ứng tuyển.
5. Nhạy bén trong công việc
Thư ký văn phòng được xem là cánh tay phải của sếp. Thế nên nhà tuyển dụng luôn cần một người nhạy bén, khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.
Ví dụ: Bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một bản hợp đồng.
6. Trí nhớ tốt
Một nhân viên thư ký giỏi là người luôn chú ý ghi nhớ những số điện thoại cần thiết, ngày giờ họp, ngày sếp hẹn với khách hàng,…Bạn nên lập cho mình bảng biểu thời gian để chủ động trong công việc.
7. Độc lập và có chính kiến
Khi gặp những trường hợp cần thiết, bạn phải có khả năng giải quyết vấn đề. Ví dụ như nếu sếp đi vắng, bạn phải xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận hợp đồng,…Hoặc chí ít bạn phải biết hướng công việc sang một hướng có lợi cho công ty.
8. Am hiểu nhiều kiến thức
Việc hiểu thêm nhiều kiến thức về tự nhiên, xã hội sẽ rất có ích nếu bạn muốn làm thư ký văn phòng. Vì ngoài là trợ thủ cho sếp, bạn phải chắc chắn rằng bản thân còn có thể nói chuyện với sếp về những đề tài khác trong xã hội một khi sếp đột nhiên hỏi đến.
Nếu bạn yêu thích nghề này thì những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp.
Chúc bạn luôn thành công nhé!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét