Email giờ đây đã trở thành một công cụ giao tiếp phổ biến và gần gũi với mọi người. Biết cách dùng email sẽ giúp bạn tránh được những sai sót trong việc gửi tài liệu, tin nhắn hay thông điệp để công việc thuận lợi hơn.
Trong môi trường công sở, đôi khi vì khối lượng công việc mà chúng ta trở nên thiếu cẩn trọng, gửi những email bị lỗi đi, gây ra những phiền hà cho chính bản thân mình. Vì vậy, bạn cần tránh những lỗi sơ đẳng sau đây:
Cách hành văn, dùng từ chưa đúng
Một tính năng hữu ích của email chính là việc lưu trữ tất cả mọi thông tin của các bên trao đổi. Thế nên khi dùng email, cần chú ý cách hành văn và dùng từ ngữ cho chính xác để tránh gây hiểu lầm, khiến chuyện nhỏ hóa to.
Lời khuyên là khi viết email, bạn phải đặt mình vào vị trí của người nhận. Bạn sẽ đánh giá được bức email của chính mình là hoàn thiện chưa, đầy đủ thông tin chưa, có gây hiểu lầm hay không,…Hãy hành văn để chắc chắn rằng đối phương hiểu rõ những gì bạn truyền đạt và đọc lại một lần trước khi nhấn nút “Send” (gửi đi)
Không biết được những hạn chế của email
Để tránh những sai sót trong cách dùng email, bạn cần hiểu rõ email dù có những tiện ích thì cũng có những mặt hạn chế. Cụ thể là 5 hạn chế dưới đây:
- Khi bạn nhấn “Send” và người ta nhận được, bạn khó lòng biết được phản ứng cụ thể của người nhận bức email đó.
- Trong cách dùng email, gõ những từ ngữ hay những câu văn mà không kèm theo cảm xúc thì dễ gây hiểu nhầm trong vài trường hợp. Lấy ví dụ như câu “Về việc đánh giá tiến độ thì tùy bạn, tôi không có ý kiến”. Trường hợp này người nhận sẽ không biết bạn đang bất mãn, bình thường hay vui vẻ.
- Email không phải lúc nào cũng ngay lập tức đến được hòm thư của người nhận. Vì vậy có thể sẽ mất rất lâu mới nhận được phản hồi.
- Email đôi khi có virus và trong cách dùng email, bạn phải biết xử lý thư rác.
- Khi gửi email cho người lạ lần đầu tiên, nếu bạn không giới thiệu cụ thể hay chào hỏi trân trọng, nhiều khả năng email của bạn sẽ bị “lơ” luôn, thậm chí là có thể bị nhầm tưởng là thư rác.
Lời khuyên
- Trong cách dùng email, cần viết đầy đủ nhưng ngắn gọn, càng súc tích, càng rõ ràng càng tốt
- Tiêu đề phải đúng trọng tâm, dễ hiểu và bao quát được nội dung
- Giải thích ngắn gọn về tài liệu gửi kèm, tuyệt đối đừng ghi “Chi tiết trong file đính kèm”. Tài liệu nào dung lượng lớn thì nên sử dụng Google Drive, One Drive,…để chia sẻ.
- Cài mã bảo mật cho tài liệu và gửi mật mã đến người nhận trong email khác. Ngoài ra, đừng sử dụng email công ty để phục vụ cho công việc riêng.
- Những email khẩn, quan trọng thì nên gọi điện hỏi thăm người nhận đã nhận được chưa.
- Hãy trả lời ngay khi nhận được email hoặc chỉ đơn giản là “Tôi đã nhận được email, sẽ phản hồi lại cho bạn sớm nhất” nếu bạn quá bận.
Hy vọng những thông tin mà 8idea cung cấp sẽ giúp Quỳnh không còn khó khăn trong cách dùng email nữa nhé!
